S’agissant d’une modalité du fonctionnement d’un service à caractère privé, et non administratif, l’affaire, en conséquence, se situe hors du champ d’application de la loi du 17 juillet 1978 modifiée sur l’accès aux documents « administratifs », c’est-à-dire issus des administrations publiques. Cela signifie que sa gestion ressort exclusivement à la relation qu’entretient la direction de l’établissement concerné avec ses effectifs préposés. Si l’on admet qu’aucun règlement intérieur audit établissement ne règle la question de l’accès à une main courante, informatisée ou non, il n’en reste pas moins qu’il appartient à la hiérarchie de fixer les bornes de l’information au sein de l’entité qu’elle dirige.
Il ne nous paraît par ailleurs pas possible de tirer un parallèle entre cette même main courante et l’énumération des catégories de documents envisagées par la précédente loi du 17 juillet 1978, toute référence à la sphère administrative étant bien sûr exclue en raison de ce que nous avons écrit à notre premier paragraphe. Pour notre Dictionnaire Littré, la « Main courante se dit, dans la tenue des livres, du registre autrement appelé brouillon »[1]. En ce sens, il n’existe pas de commune mesure entre notre « main courante » et ce que le texte de 1978 énonce sous les vocables : « dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux (…) avis (…) »[2], toutes pièces écrites qui ont un destinataire, tandis que le « brouillon », ou « main courante », ne fait que jalonner très précisément, sous forme de journal, une activité « au fil de l’eau », en continu, en inscription dans une chronologie qui ne saurait être interrompue au motif de la volonté d’emmener cette même main courante pour recopie partielle, photocopie, etc. (mis à part, tout aussi évidemment, la requête présentée par des autorités judiciaires dans un cadre d’enquête ou d’instruction).
Il convient également d’insister sur une caractéristique de la main courante (informatisée ou non). En considération de son but au sein de l’entreprise, la main courante doit être, en revanche, aisément consultable, puisqu’elle incarne une sorte de « juge de paix », un témoin permanent de l’activité de tels ou tels agents. Deux situations liées à la simple consultation nous semblent donc dignes d’être prises en compte :
– Lorsqu’elle revêt la forme classique : écrite en registre, il est tout à fait possible que la main courante tombe sous le regard d’un collègue, donc d’un membre du personnel, mais qui n’appartiendrait pas aux agents SSIAP, sauf à ce que la hiérarchie entrepose le registre de main courante dans un local strictement réservé à l’accès desdits SSIAP ;
– Lorsqu’elle adopte la version dématérialisée, il est tout à fait concevable que la hiérarchie initie un « mot de passe » qui ne permette l’accès à la base de données concernée, laquelle constitue notre main courante, que par les seuls agents SSIAP.
En d’autres termes conclusifs, la main courante ne constitue pas (même si elle mérite l’appellation qui suit) un « journal » que n’importe qui pourrait… « acheter » ( !), consulter… à sa guise ou bonne volonté car elle fait partie d’une batterie de moyens à la disposition de la direction de l’entreprise pour justifier son bon fonctionnement, le cas échéant, service par service.
Le lecteur est informé que la réponse donnée ci-dessus l’est uniquement à titre consultatif.
